Pensamiento lateral en los proyectos

por Alejandro Betancourt

El pensamiento lateral es un elemento que se utiliza mucho en sectores creativos, en la gestión de personal y, últimamente, en la gestión de proyectos. Básicamente, lo que buscan las técnicas de pensamiento lateral es aprovechar al máximo el potencial que tiene la persona para reutilizar las ideas y conceptos que ya se han empleado, pero conectándolas de manera diferente.

Esto permite a los directores y gestores de proyecto tener nuevas ideas con viejos conceptos, referirse a conexiones antes no exploradas y mejorar su capacidad creativa. De esta forma, se buscan y encuentran nuevas vías para abaratar costes, cumplir con los objetivos del proyecto, utilizar más eficazmente al personal de la empresa y mejorar la efectividad de la gestión como un todo.

El pensamiento lateral se escapa a la linealidad arbitraria que suelen proponer las gestiones de proyecto. Si bien, Alejandro Betancourt recomienda una buena cuota de planificación antes de iniciar cualquier tipo de proyecto, el pensamiento lateral permite que el director salga de ese trance lineal con la intención de mejorar su rendimiento, solucionar un problema, salir del atascamiento propio de cualquier tipo de proyecto, etc.

Existen, básicamente, tres elementos que pueden aceitar o dificultar el progreso de un proyecto: tiempo, recursos y calidad. En cualquiera de estos tres ámbitos, el pensamiento lateral puede ayudar al gestor de proyecto a realizar tareas que, de otra forma, hubiesen sido impensadas. Si bien la creatividad es algo que se logra a través del trabajo y, muchas veces, es hija de la experiencia, es potencialmente posible que un director de proyecto entrenado en pensamiento lateral saque adelante un proyecto en tiempo récord.

Existen cientos de ejercicios que un director de proyecto puede utilizar para ejercitar y mejorar su capacidad de pensamiento lateral. Generalmente, este tipo de ejercicios vienen en forma de acertijos o juegos mentales, en los que la respuesta no es para nada aquella que se espera últimamente. Este pensamiento lateral puede ayudar a que tanto el equipo de trabajo, como los recursos materiales, peguen un salto cualitativo y lleven su proyecto a buen puerto.

El entrenamiento y la práctica del pensamiento lateral y creativo son una práctica habitual en Derwick Associates, y podemos notar los resultados.
Fuente Alejandro Betancourt

Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘Creativity @ Medialab’, por jeanbaptisteparis, disponible bajo la Licencia de Atribución «Sharealike» en http://www.flickr.com/photos/jeanbaptisteparis/4519005369/

Mi equipo holgazanea [por Alejandro Betancourt]

por Alejandro Betancourt

Una de las mayores fuentes de problemas y descontentos en la oficina, por parte de los jefes y colaboradores, es el holgazaneo social del equipo de trabajo. Si bien quiera reflejarse un ambiente de trabajo relajado y que los colaboradores necesiten tomarse un respiro de vez en cuando, la holgazanería social es un problema que puede llevar a un proyecto al fracaso si no es controlada y alineada a los valores de la empresa. En este artículo, Alejandro Betancourt ha definido una guía para ayudar a los directores de proyectos a controlar y reducir la holgazanería en los proyectos de trabajo.

Sabemos que cuanto más grande es el equipo de trabajo que debe manejar un director de proyectos, más compleja se vuelve su tarea de gestión. Existen proyectos pequeños que con 3 ó 4 subordinados es suficiente, mientras que hay megaproyectos de 40 ó 50 colaboradores que responden a un solo director. En estos casos, la cantidad de personas es directamente proporcional al nivel de holgazanería social que puede encontrarse en una oficina de proyectos.

Sin embargo, muchas veces, la reducción de personal no es una opción. Las tareas diversas que debe realizar un empleado dedicado a un proyecto de trabajo hacen que la sinergia deba hacerse presente. En base a esto, muchos directores de proyectos han decidido premiar el trabajo superior al promedio, a través de incentivos, bonos de la compañía y acciones para empleados.

Otros, por su parte, definieron la división de las tareas en pequeños trozos manejables, interdependientes entre los distintos empleados de la oficina. En este sentido, si uno no termina con su tarea por holgazanear, su compañero no puede empezar con la suya. Si se suma el bono de rendimiento, serán los mismos subordinados los que se encarguen de frenar la holgazanería social imperante.

El otro elemento a tener en cuenta es la capacidad de dispersión y retroalimentación que poseen los empleados. Mientras que la compañía proponga reglas claras de juego, y los usuarios tengan la posibilidad de distraerse de tanto en tanto con respecto a su trabajo rutinario, entonces, la holgazanería no será una cuestión por la que preocuparse.
Fuente Alejandro Betancourt

Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘249/365: Lazy Day’, por Christopher, disponible bajo la Licencia de Atribución «Sharealike» en http://www.flickr.com/photos/exalthim/2560201572/

Secretos para nunca dejar de emprender

por Derwick Associates

Si bien puede ser cierto que el espíritu emprendedor es innato, es decir, está en el interior de la persona desde su nacimiento, también es posible hacerlo resurgir o aprender a desarrollarlo con el tiempo. Es por ello que, en Derwick Associates, siempre se motiva a los empleados y altos cargos a dar lo mejor de sí, por su futuro y el de la empresa. Con algunos consejos y secretos se puede mantener vivo el enfoque emprendedor propio y el de todo el equipo.

Muchas veces, un pequeño detalle puede hacer la diferencia, una atención hacia el otro, escuchar en vez de hablar, ser más amable, tener sentido del humor, etc. No sólo entre los trabajadores sino también con los clientes y proveedores. Es necesario mantener la burocracia en el mínimo, porque esto, según estudios, es lo que más odian los que trabajan en una compañía o compran en ella. Hay que tener en cuenta que la vida en la oficina también debe ser divertida y relajada, aun en tiempos difíciles.

Cuando se encara un nuevo proyecto y el equipo es entusiasta, es más sencillo centrarse en los detalles y poder ofrecer soluciones concretas y un servicio de alta calidad. Sin embargo, a veces, se hace cuesta arriba conservar la pasión y la atención en los trabajadores cuando el negocio no está bien o cuando el líder piensa en otra cosa. Ser exitoso es una tarea de todos, pero, fundamentalmente, de quien asume el rol más importante: el líder. Si él no está centrado, difícilmente sus seguidores lo estén.

Algunos de los secretos: tener clara la visión (para no desviarse del camino que conlleva a la realización de las metas), integrar al equipo adecuado (identificarse con el objetivo, formar parte, ser una “gran familia), construir una base sólida (en base a un mensaje simple y concreto pero, a la vez, efectivo), no olvidar que los detalles cuentan (como se dijo anteriormente, un simple saludo cordial puede cambiar todo), y por último, escuchar y actuar en consecuencia (no creer que por ser líder se saben todas las respuestas, saber entender lo que los demás piden o necesitan también forma parte del buen liderazgo).
fuente: Derwick Associates

Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘Most Distinguished Leader of the Year for Minority Business Award’, por Maryland GovPics, disponible bajo la Licencia de Atribución en http://www.flickr.com/photos/mdgovpics/7196507906

Recompensando a los mejores clientes

En la actualidad, son varios los programas que ofrecen recompensas adicionales para los mejores clientes de la empresa. De esta manera, no sólo se premia con beneficios, sino que se sigue fidelizando a la persona con la marca. Derwick Associates está acostumbrado a ofrecer estos premios a sus más leales clientes, basándose en la investigación realizada por Philip Kotler, experto en marketing de Kellogg Graduate School of Management.

Kotler señala que el mercado es cada vez más competitivo y es necesario resaltar sobre los demás en el mismo sector. Las personas, es decir, los clientes, tienen a su disposición una amplia gama de productos y servicios, por ello resulta vital la diferencia para ser elegidos. Muchas compañías están implementando desde hace un tiempo el programa de recompensas, para hacer sentir único al consumidor y que siga eligiendo la firma. Esto significa que se premia la conducta del cliente, para que repita la compra.

Puede ser mediante puntos, órdenes de compra, descuentos, regalos o beneficios. Lo importante es hacer sentir “especial” al cliente. Es importante saber qué es lo que busca recibir. Si bien todos gustamos de recibir presentes, el target definirá el más adecuado. Esto se hace para evitar el “efecto colateral”, es decir, que no sólo no le agrade el premio, sino que decida no regresar a comprar más. Un cliente leal suele adquirir productos y servicios de forma continuada o en cantidad y, para mejorar su experiencia, la empresa debe ofrecerle algo a cambio. Puede traducirse también en la recomendación a familiares y amigos, ganando posiciones frente a la competencia.

Se puede optar por el programa de lealtad, que ofrezca ventajas personalizadas y lo haga sentir miembro de una élite exclusiva. Se reconoce, así, a los que siempre realizan las compras en la misma sucursal, adquieren cierta cantidad de artículos, gastan más de determinado monto, etc. Algo similar a lo que ocurre con el programa de “pasajero frecuente” de las aerolíneas. Esto no es sólo beneficioso para el consumidor, sino también para las empresas, porque logran que una persona compre siempre en la firma y cuente a sus conocidos sobre las ventajas que ofrecen.

Los 5 pasos para planear tu proyecto

Derwick Associates blog

Toda la gestión, organización y consecución de un proyecto nacen de su redacción inicial. En esta planificación, donde todo se pone de manifiesto para que las partes puedan actuar con un fin en común, muchos emprendedores o directores de proyecto fracasan. Una buena planificación de proyecto no sólo allana el camino para dificultades posteriores, sino que, además, permite ahorrar recursos que de otra forma se gastarían en cuestiones no contempladas.

En Derwick Associates nos sentimos orgullosos de la capacidad de planificación de nuestros directores de proyecto. Y tal es así, que hemos elegido escribir este artículo, donde se puntúan y explican los 5 pasos necesarios para la buena planificación de un proyecto. Teniendo en cuenta estos cinco elementos, se puede apuntar a una gestión exitosa y contenida de cualquier tipo de empresa:

1. Definir lo objetivos. En base a la pregunta ¿qué se busca lograr a través de este proyecto? se deben definir los objetivos principales del mismo. Los objetivos estarán divididos, en una segunda etapa, en metas, con números, fechas de realización y elementos a controlar.

2. Identifique los resultados del proyecto. En este paso se proponen los elementos de control del mismo. Definidos los objetivos y metas que se buscarán cumplir, también deben existir métodos de control y auditoría que permitan saber si los mismos tuvieron éxito o no. En este paso se delinean.

3. Reparta las tareas. Cuando se tiene claro qué se busca cumplir y cómo se controlará, es momento de definir quién hará cada una de las tareas del proyecto. En este paso, también se determinan los recursos humanos y materiales necesarios dentro de su gestión.

4. Establezca límites temporales. Esto también se conoce como programación de un proyecto o proyección temporal, durante la cual se manifiestan los distintos límites y caminos críticos que debe cumplir el proyecto para tener éxito con los objetivos planteados en el punto número 1.

5. Documente. Es muy importante que la documentación de apoyo se encuentre siempre presente a la hora de planificar un proyecto. La documentación, que incluye manuales de instrucciones, descriptivos de tareas y puestos, proyecciones y presupuestos, permite la escalabilidad del proyecto y su enseñanza a los nuevos colaboradores.
Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘Google’s Master Plan’, por Steve Jurvetson, disponible bajo la Licencia de Atribución en http://www.flickr.com/photos/jurvetson/21470089/

Por Derwick Associates: Reclutando personal con poco presupuesto

Cuando se está comenzando en un negocio o emprendimiento, es posible que no se cuente con el presupuesto completo para contratar a mucho personal. Esto ocurrió con Derwick Associates en sus inicios, y hoy tiene una plantilla enorme de trabajadores. Por ello, para poder contar con personal cualificado sin tener demasiado capital para ofrecer un salario competitivo, se deben seguir las siguientes recomendaciones. Ellas permitirán conseguir a los empleados con mejores condiciones y que puedan participar activamente del proyecto, sentirse parte, ayudar a lograr los objetivos y, sobre todo, el éxito tanto personal como general.

En primer término, es necesario atraer contrataciones potenciales de manera emocional. Esto significa tener una entrevista atractiva, que el otro sepa el objetivo de la incipiente empresa, las metas a corto, medio y largo plazo, su organización, etc. Siempre deberá persuadir más que otras opciones del sector, para contratar mejores empleados. Por su parte, es vital demostrar que sólo se emplea a los mejores, con más talento, experiencia y dedicación. Esto hará que el entrevistado se sienta diferente, superior, querido, respetado y habrá más posibilidad de que acepte el puesto.

El tercer truco es presentar un reto, que trabajen en el problema más común de la empresa o el área, las personas más talentosas adoran estas misiones, sobre todo cuando resuelven algo que otro no ha podido. Para hacerlo claro, es necesario hablar con entusiasmo, contar vivencias, por qué se pensó en el emprendimiento de esa manera, en definitiva, dejarlo que forme parte del proyecto, que lo sienta suyo y desee participar.

Algo que no debe faltar es ser claro sobre el crecimiento potencial que se obtendrá trabajando en el negocio. Una misión atractiva que pague menos es más valorada que una aburrida que tenga mayor sueldo. El empleo tedioso no le gusta a nadie, por más que el dinero sea mucho. Hablar sobre la oportunidad de crecimiento, de subir peldaños, de hacer carrera, de generar experiencia, etc. Pero siempre, evitar prometer más de lo que se puede cumplir, ser específico, claro y, sobre todo, decir la verdad. Y nunca olvidar demostrar seguridad y confianza en el proyecto o la empresa recién establecida.
Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘meeting room’, por kismihok, disponible bajo la Licencia de Atribución «Sharealike» en http://www.flickr.com/photos/kismihok/3797812551/

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Muchos de los emprendedores de la actualidad tienen a sus mentores, o ejemplos de vida, en los “héroes de los negocios”, que no sólo han alcanzado grandes éxitos en sus emprendimientos, sino también han sabido aprender de los errores y fracasos. En Derwick Associates se tienen en cuenta los preceptos de estos genios que nunca bajaron los brazos. Sabiendo sus historias, tal vez sea más sencillo salir airosos de ciertas situaciones.

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Las 10 mejores frases de liderazgo

Aquellos personajes de la historia que han sido reconocidos con el título de “líderes” son los que dejaron como enseñanza frases alentadoras y certeras. Derwick Associates las tiene muy presentes en el momento de dudas o problemas, que ocurren en todas las empresas, sin importar sus dimensiones. Con estas diez frases, es posible inspirar grandeza en los demás, los seguidores, a través de las palabras, pero además de las acciones.

– La primera la dijo el filósofo chino Lao Tzu: “Un líder es mejor cuando los demás apenas saben que existe, cuando su tarea está hecha y su meta se ha cumplido, es allí a donde dirán: lo hicimos nosotros”.

– La segunda es obra de la ex primera ministra de Reino Unido, Margaret Thatcher: “Ser poderoso es igual que ser mujer. Si tienes que decirle a los demás que eres, entonces, no lo eres”.

– Todos conocen a Napoleón Bonaparte. Además de sus batallas y conquistas, dejó muchas frases inspiradoras, como esta: “Un líder es un negociador de las esperanzas”.

– El fundador de Apple, el fallecido Steve Jobs, fue uno de los hombres contemporáneos más sabios y valorados en el sector empresarial. Una de sus frases era: “La innovación es lo que distingue al líder de sus seguidores”.

– “Tomas a la gente por cuán lejos irá, no por cuán lejos quiere ir”. Esto lo dijo la primera mujer elegida en el Congreso de Estados Unidos, Jeannette Rankin.

– La sexta frase fue dicha por Sam Walton, el fundador de las empresas Wal Mart y Sam’s Club: “Los líderes salen del camino para potenciar la autoestima del personal. Si estos creen en sí mismos, es increíble lo que lograrán”.

– El deporte también deja enseñanzas como esta, dicha por Michael Jordan, baloncestista norteamericano: “Algunas personas quieren que algo ocurra, otras sueñan con lo que pasará, y otras hacen que ello suceda”.

– Una de las primeras damas estadounidenses, Eleanor Roosevelt, dijo: “Nadie puede hacerte sentir menos sin tener tu consentimiento”.

– “Gestión es hacer las cosas bien, pero liderazgo es hacer las cosas”. Esta frase fue pensada por un filósofo del management, Peter Ducker.

– Por último, Warren Bennis, experto en liderazgos modernos, afirmó: “El liderazgo es la capacidad de transformar en realidad la visión”.

 

Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘Leadership Challenge Program’, por Maryland GovPics, disponible bajo la Licencia de Atribución en http://www.flickr.com/photos/mdgovpics/8567740357/

La comunicación eficaz en los proyectos

La comunicación es un aspecto muy importante para cualquier persona y, cómo no, para una empresa. Ya sea para informar de algo a los empleados o bien a los clientes, un buen plan de comunicación será esencial para garantizar el éxito. Derwick Associates sabe a la perfección sobre la transmisión de información a todos los que rodean la compañía, por ello, se ha capacitado con los expertos en periodismo, marketing y lingüística con el fin de ofrecer mejores comunicados y evitar inconvenientes.

Ahora bien, aquellos que tienen una pyme, tal vez no posean los medios para pagarle a un especialista en semiología, pero sí conocer algunos secretos para poder tener una comunicación efectiva y fluida, con trabajadores, clientes, proveedores, inversores, medios, etc. Dentro del ámbito de un proyecto, en particular, se pueden desarrollar dos tipos de comunicaciones: la formal o la informal. En ambas se debe tener en cuenta qué es lo que se desea decir, qué nivel de detalle se requiere, qué es lo que el otro necesita (o el que escribe el comunicado) y cuáles son los aspectos técnicos o puntuales a explicar.

Entonces, la comunicación formal está caracterizada por tener una estructura definida, respetando los niveles jerárquicos y las reglas de buenos términos. Además, está firmada por el gerente o un alto cargo, es decir, el autorizado a efectuar un rol de regulador, que garantizará a la empresa la calidad y la veracidad de toda la información que se acaba de comunicar. Esto se puede ver en las cartas de presentación, o en los informes a la dirección, por citar dos casos.

Por su parte, la comunicación informal es aquella que se produce no siempre por escrito y se basa en las interrelaciones humanas, ya sea entre compañeros, clientes o hasta proveedores de servicios. Ofrece información, también detallada, pero con un tinte más relajado, ya que el receptor no requiere formalidades o no se interesa, desde el encargado del proyecto, hacerlo así. Puede contar con ingredientes propios de la personalidad del firmante, otro tipo de palabras y, en muchos casos, directamente explicar la razón de la comunicación sin cumplidos previos.
 

Fuente imagen: Esta imagen es una obra derivada de ‘HootSuite Office – Meeting Room 2’, por Owly HootSuite, disponible bajo la Licencia de Atribución en http://www.flickr.com/photos/hootsuite/8616077949/